Allt du behöver veta om interventionsunderlag, från hur de skapas till hur de används.

Hervé Kopyto
Uppdaterad den 03/07/2024 10 min läsning
GÅ DIREKT TILL EN SEKTION
  1. Vad är ett jobbkort?
  2. Vad är syftet med ett interventionsdokument?
  3. Inom vilka yrken används jobbkort?
  4. Vilka verktyg kan användas för att skapa jobbsedlar och registrera utförda jobb?
  5. Hur skapar jag ett exempel på ett kalkylblad i Excel?
  6. FAQ

I ett nötskal

I den här artikeln går vi på djupet med begreppet jobbkort, ett viktigt verktyg inom olika branscher och verksamheter, särskilt underhåll, bärgning och hemtjänst. Den utforskar syftet med dessa ark, de sektorer som använder dem och hur man skapar ett med hjälp av verktyg som Excel. Oavsett om du är IT- eller luftkonditioneringstekniker ger den här guiden dig en omfattande översikt över hur du skapar och använder serviceprotokoll, inklusive de verktyg du behöver för att dokumentera dessa ingrepp.

Vad är ett jobbkort?

Definition

En serviceförfrågan är ett standardiserat dokument som används för att registrera all information som rör en teknisk åtgärd eller en tillhandahållen tjänst. Detta ark kan vara i pappersform eller digital form (t.ex. en PDF) och används i allmänhet för att övervaka och planera olika typer av aktiviteter. Dessa aktiviteter kan omfatta, men är inte begränsade till, underhållsarbete, felsökning, hemhjälp eller någon annan form av teknisk eller professionell service. Jobbkortet innehåller uppgifter som datum för jobbet, namnet på den ansvariga teknikern, en beskrivning av den uppgift eller det problem som lösts, de material som använts, den tid som åtgått och annan relevant information. Den fungerar både som ett kommunikationsmedel mellan de olika berörda parterna (t.ex. tekniker, kund och ledning) och som en loggbok för övervakning och registrering av insatsernas historik.

Vad är syftet med ett interventionsdokument?

Huvudsyftet med ett arbetskort är att på ett detaljerat och strukturerat sätt dokumentera alla åtgärder och all information som är kopplad till en teknisk insats eller tillhandahållen tjänst. Här följer några specifika mål för vilka dessa ark vanligtvis används:

  • Spårbarhet och tjänstekvalitet : Med hjälp av formuläret kan du spåra exakt vad som har gjorts, av vem, när och hur. Detta bidrar till att upprätthålla en hög servicekvalitet och säkerställer att alla steg i interventionen har utförts i enlighet med standarder och förväntningar.
  • Kommunikation : Den fungerar som en referenspunkt för kommunikationen mellan de olika intressenterna, t.ex. tekniker, chefer och kunder. Detta säkerställer att alla är på samma våglängd när det gäller förväntningar och resultat av interventionen.
  • Resursplanering och resursförvaltning : Jobbkort kan hjälpa till att planera framtida jobb genom att tillhandahålla uppgifter om materialbehov, den tid som krävs för att slutföra vissa uppgifter etc. Denna typ av information är avgörande för effektiv resurs- och tidshantering. Denna typ av information är avgörande för en effektiv resurs- och tidshantering.
  • Historik och arkivering : Att föra register över tidigare ingripanden kan vara mycket användbart för att lösa framtida problem eller av juridiska skäl. Filhistoriken kan visa återkommande mönster eller problem som kräver särskild uppmärksamhet.
  • Fakturering och transparens : I vissa fall kan tjänsteformuläret användas som underlag för fakturering av de tjänster som tillhandahålls. Det ger en detaljerad dokumentation av det arbete som utförts, vilket kan bidra till att motivera kostnader och erbjuda total transparens för kunden.

Inom vilka yrken används jobbkort?

Jobbkort används inom en mängd olika branscher och sektorer som omfattar tekniskt arbete, underhåll, reparationer eller hemhjälp. Här är några exempel på yrken och områden där dessa kort ofta används:

  • Industriellt underhåll : Inom industrisektorn använder underhållstekniker jobbkort för att hålla reda på reparationer, inspektioner och förebyggande underhåll av utrustning och maskiner.
  • IT : IT-felsökare och nätverksadministratörer använder dessa filer för att registrera information om problem som uppstått och lösningar som hittats, från enkel felsökning till att sätta upp komplexa nätverk.
  • Hjälp i hemmet : Hemtjänstpersonal, såsom vårdare eller hushållshjälp, kan använda formulär för ärendehistorik för att registrera de tjänster som tillhandahålls under deras besök, oavsett om det gäller medicinsk vård eller hushållssysslor.
  • Luftkonditionering och uppvärmning : Tekniker som installerar eller reparerar luftkonditionerings- och värmesystem använder dessa blad för att notera systemspecifikationer, utbytta delar och annan relevant information.
  • Rörmokare : Inom VVS-sektorn kan dessa blad användas för att hålla reda på reparationer, installationer och regelbundet underhåll.
  • Offentliga arbeten : Ingenjörer och tekniker inom offentliga arbeten kan också använda jobbkort för att dokumentera detaljerna i sina projekt, t.ex. vägreparationer eller installation av offentlig infrastruktur.
  • Elektricitet : Elektriker använder dessa blad för att registrera information om elektriska installationer och reparationer, inklusive kretsspecifikationer, använda material och utförda tester.
  • Hälsa : Inom sjukvårdssektorn använder tekniker som ansvarar för underhåll av medicinsk utrustning datablad för att hålla reda på underhåll och reparationer som utförs på utrustning som skannrar, röntgenapparater etc.

Dessa exempel är inte uttömmande, och jobbkorten kan anpassas till många andra yrken och sektorer där det är viktigt att följa upp uppgifter, upprätthålla spårbarhet och säkerställa en jämn kvalitet på tjänsterna.

Vilka verktyg kan användas för att skapa jobbsedlar och registrera utförda jobb?

Det finns ett antal verktyg och programvaror som kan användas för att skapa jobbark och hålla en strukturerad historik över de olika jobb som utförts, inklusive följande:

  • Specialiserad programvara för interventionshantering

    PlanningPME är ett flexibelt planeringsverktyg som inte bara gör det enkelt att skapa och hantera jobbkort, utan också att hålla ett register över dem. Den medger en hög grad av kundanpassning, vilket gör det enkelt att anpassa den till olika yrken och sektorer. Det gör det också lättare att planera resurser och team, samtidigt som det ger en tydlig och kortfattad översikt över schemat för alla operationer.
  • Datorstödda underhållssystem (CMMS)

    Denna programvara är särskilt användbar i branscher där underhåll och tekniska ingrepp sker regelbundet och kräver noggrann övervakning.
  • System för hantering av kundrelationer (CRM)

    Vissa CRM-system har funktioner som gör att du kan skapa och spåra serviceprotokoll, vilket ger en effektiv och strukturerad kunduppföljning.
  • Office-paket (t.ex. Microsoft Office)

    Programvara som Excel eller Access kan konfigureras för att skapa och lagra jobbkort, även om dessa lösningar i allmänhet är mindre optimerade för jobbhantering än dedikerad programvara som PlanningPME.
  • Molnplattformar och lösningar för onlinesamarbete

    Dessa verktyg möjliggör samarbete i realtid och fjärråtkomst till incidentrapporter, vilket gör det enklare att hantera incidenter för geografiskt utspridda team.

Varje verktyg har sina egna fördelar, och valet beror på ett antal faktorer, inklusive budget, verksamhetens specifika förutsättningar och den arbetsvolym som ska hanteras. Programvara som PlanningPME erbjuder en komplett lösning som kan anpassas för att uppfylla varje företags specifika behov, vilket gör det enklare att skapa jobbkort och hålla en strukturerad historik över utförda jobb.

Hur skapar jag ett exempel på ett kalkylblad i Excel?

Det är relativt enkelt att skapa en mall för jobbkort i Excel, som kan anpassas för att uppfylla de specifika behoven i ditt företag. Här följer en steg-för-steg-guide till hur du skapar en grundmodell:

  • Öppna Excel och skapa ett nytt dokument :
    Starta Microsoft Excel och skapa en ny fil. Döp filen till något relevant, t.ex. "Mall för interventionsblad".
  • Definiera rubriker :
    På första raden anger du rubrikerna för de fält som du vill inkludera i formuläret. Till exempel: Datum, teknikerns namn, kund, adress, beskrivning av problemet, vidtagna åtgärder, använt material, arbetade timmar, kostnad.
  • Formatering :
    Använd formateringen för att göra formuläret mer lättläst och professionellt: Fetstil i rubriker; Använd gränser för att separera fält; Använd bakgrundsfärger för att skilja rubriker från data
  • Lägg till formler :
    Om du vill att vissa beräkningar ska utföras automatiskt, t.ex. beräkning av den totala materialkostnaden eller arbetade timmar, kan du lägga till Excel-formler i lämpliga celler.
  • Infoga ett utrymme för underskrifter :
    I cellerna längst ned i formuläret skall du lägga till ett utrymme för teknikerns och kundens signaturer, för att göra formuläret officiellt.
  • Säkerhetskopiering och export :
    När din modell är klar sparar du den på din dator. Du kan också konvertera den till PDF om du behöver skriva ut eller skicka den via e-post.
  • Användning och uppdatering :
    Använd denna modell för varje ny insats. Med tiden kan det bli nödvändigt att uppdatera den med nya områden eller förbättringar.
  • Genom att använda Excel kan du inte bara skapa en funktionell mall för interventionsblad, utan också dra nytta av avancerade funktioner som formler för att automatisera vissa aspekter och grafer för att genomföra analyser. Att använda Excel för att hantera dina jobbkort ger också fördelen av integration med andra Microsoft-verktyg, liksom specialprogramvara som PlanningPME, som kan hjälpa dig att planera och övervaka jobb mer effektivt.

FAQ

Nej, användbarheten av interventionsblad beror på företagets karaktär och de tjänster det tillhandahåller.

Ja, molnlösningar erbjuder fördelen med tillgänglighet och enkel datadelning.

Nej, den digitala formen blir allt vanligare och mer miljövänlig. Vissa företag föredrar dock fortfarande den tryckta versionen.

Reglerna kan variera beroende på sektor, men i allmänhet rekommenderas att registren sparas under en minimiperiod av spårbarhetsskäl.