Roterande arbetsskiftsschema

Oavsett om du letar efter ett snabbt sätt att komma igång eller ett mer kraftfullt verktyg för att hantera ditt teams skift, hittar du din lösning här. Du kan prova PlanningPME:s mall för arbetsskiftsschema för att utforska en flexibel och professionell lösning för planering av skift, eller ladda ner färdiga Excel-mallar för arbetsskiftsschema för omedelbar användning. Välj det alternativ som bäst passar dina behov.

 

Med roterande skift avses arbetsscheman där de anställda roterar mellan olika skift under en viss period. Dessa skift kan omfatta morgon-, eftermiddags-, kvälls-, dag- och nattskift, vilket säkerställer kontinuerlig täckning för branscher som kräver utökad eller 24/7-drift.

Roterande skift fungerar enligt en cykel, vilket innebär att medarbetarna arbetar specifika skift under en period och sedan roterar till ett annat skift. En anställd kan till exempel arbeta dagskift i två veckor, byta till nattskift i två veckor och sedan rotera tillbaka. Denna rotation säkerställer att alla medarbetare delar ansvaret för att arbeta mindre önskvärda skift, till exempel nätter eller helger.

Det finns många olika sätt att skapa roterande skiftscheman. Här är några vanliga roterande skiftscheman som används i olika branscher.

2 Skift Schema

Ett 2-skiftsschema delar upp arbetsdagen i två skift, vanligtvis ett dagskift och ett nattskift, där varje skift varar i cirka 8 timmar. De anställda roterar mellan de två skiften och arbetar ofta ett visst antal dagar på det ena skiftet innan de byter till det andra, vilket säkerställer kontinuerlig täckning. En anställd kan till exempel arbeta på dagskiftet den första veckan och sedan byta till nattskiftet nästa vecka, vilket skapar en veckovis rotation med två lediga dagar under helgen.

3 Skift Schema

Ett 3-skiftsschema delar upp arbetsdagen i tre skift: morgon, eftermiddag och natt, vilket garanterar 24 timmars täckning. Medarbetarna roterar mellan dessa skift och arbetar vanligtvis en vecka på varje skift innan de går över till nästa. En anställd kan till exempel arbeta morgonskiftet en vecka, eftermiddagsskiftet veckan därpå och nattskiftet veckan därpå, och sedan upprepa cykeln.

2-2-3 arbetsschema

Arbetsschemat 2-2-3, även kallat Panama-schema, innebär att medarbetarna arbetar 2 dagar i följd, följt av 2 lediga dagar, därefter arbetar de 3 dagar i följd och sedan upprepas cykeln.

4 Skift Schema

Ett 4-skiftsschema delar upp arbetsveckan i fyra skift, som vanligtvis omfattar dag-, eftermiddags- och nattskift, med ett rotationsmönster som säkerställer kontinuerlig täckning. I en 8-dagarscykel skulle en anställd till exempel arbeta dagskift de två första dagarna, eftermiddagsskift de två följande dagarna, nattskift de två följande dagarna och sedan ta ledigt de två sista dagarna innan cykeln börjar om igen.

5 Skift Schema

5*8-skiftet delar upp arbetsveckan i fem team, vilket säkerställer en fullständig och kontinuerlig täckning av företaget. Rotationen kan till exempel följa en 10-dagarscykel, där de anställda arbetar 2 dagskift i följd, följt av 2 eftermiddagsskift, sedan 2 nattskift och slutligen 4 lediga dagar.

4-On 4-Off skiftschema

Skiftschemat 4-On 4-Off innebär att medarbetarna arbetar fyra dagar i följd följt av fyra dagars ledighet, vilket ger en balanserad cykel mellan arbete och vila.

DuPont skiftschema

DuPonts skiftschema är ett roterande 12-timmarsskift som upprepas var 4:e vecka. I detta skift är arbetsmönstret för varje anställd enligt följande: 4 dagars arbete - 3 dagars ledighet - 3 dagars arbete - 1 dag ledighet -3 dagars arbete - 3 dagars ledighet - 4 dagars arbete - 7 dagars ledighet.

Välj ett skiftmönster (2-skiftsveckoschema, 3-skiftsschema, nattskift etc...) och följ stegen nedan för att enkelt skapa och hantera ett roterande skiftschema med PlanningPME.

1 - Definiera dina team och resurser 

Fördela medarbetarna mellan olika team med hänsyn till kompetens, preferenser och lagkrav.

• Teams : skapa team som avdelningar.
• Anställda : Skapa dina medarbetare och tilldela dem ett team. Vissa anställda kanske föredrar att arbeta vissa skift (dag/eftermiddag/natt).

2 - Definiera tidsprofilen för varje medarbetare

Ange antalet timmar som ska räknas varje dag för standardprofilen. Observera att standardprofilen tilldelas som standard till alla anställda. 

• Standard veckoprofil : Öppna standardprofilen i menyn Data -> Timetable, välj "Number of hours" för "Work capacity relying on" och ange arbetsdagarna och antalet arbetstimmar/dag (t.ex. mån-fre, 8 timmar/dag).
• Särskilda profiler : Från Datamenyn -> Schema skapar du andra profiler för anställda med speciella veckotimprofiler (halvvecka, endast morgon, etc...). Från fliken "Timetable" på resurskortet kan du sedan tilldela specifika profiler till resurser individuellt.

3 - Skapa dina skift med hjälp av "tasks"

Skapa dina olika skift som "uppgifter" från Datamenyn -> Uppgift (t.ex. morgon-, dag- och nattskift).

• Etikett : Detta blir namnet på skiftet (t.ex. "Morgonskift", "9.00-17.00")
• Färg : Tilldela en färg till varje skift för att skilja skiften åt visuellt.

4 - Skapa en lista över ledigheter och avbrott i arbetet

Skapa en lista över dina ledigheter och tidsbegränsade ledigheter från Datamenyn-> Otillgänglighet.

• Etikett : Namn på den otillgängliga tiden (t.ex. årlig ledighet, särskild ledighet, PTO)
• Färg : Välj en färg för varje otillgänglighet. Observera att otillgängligheter visas med skrafferingar i schemat för att skilja sig från uppgifter.

5 - Skapa alla återkommande skift

För att skapa skiften börjar du med att definiera logiken i det roterande cykelmönstret: frekvens (dagligen, veckovis osv.), startdatum och slutdatum. Du kan enkelt skapa hela ditt schema, även för hela året.

6 - Justera schemat efter behov

Med PlanningPME kan du enkelt omfördela skiften efter behov, t.ex. när en anställd är på semester. Alla ändringar i schemat registreras i historikloggen, så att du kan spåra vem som har ändrat vad när det behövs.

7 - Kommunicera och dela schemat

Du kan kommunicera och dela schemat med alla berörda. Följande funktioner hjälper till att skapa en sömlös kommunikation i realtid:

• Begränsad eller skrivskyddad åtkomst : Ge varje användare tillgång till schemat med specifika begränsningar för vad de kan se och ändra.
• Meddelanden  : Skicka meddelanden automatiskt till berörda personer, utlösta av de åtgärder som du anger (t.ex. ändring av en uppgift, begäran om ledighet)
• Synkronisering av kalender  : Synkronisera ditt PlanningPME-schema med kalenderprogram som Google Calendar eller Outlook så att informationen i PlanningPME också syns i dessa program.

8 - Extrahera antal arbetade timmar för varje anställd

Du kan skapa rapporter om antalet arbetade timmar under en viss period (per vecka, månad, år etc.) för varje anställd.

• Excel-rapporter/ pivottabell : Skapa dina egna pivottabellrapporter över de anställdas arbetade timmar varje vecka, månad eller år och uppdatera dem regelbundet.
• Integration/ API  : Integrera ditt schema med din programvara för tidsregistrering

Roterande skift innebär stora fördelar för företag och anställda, eftersom det säkerställer kontinuerlig drift och balanserade arbetsbelastningar.

• Bättre täckning : Upprätthåller utökad verksamhet med rättvis fördelning av arbetsbelastningen.
• Kompetensutveckling : Förbättrar anpassningsförmågan, problemlösningsförmågan och mångsidigheten genom varierande skiftupplevelser.
• Rättvisa och välbefinnande : Minskar trötthet genom att dela nattskift och främja hälsosammare scheman.
• Ökat engagemang : Förhindrar monotoni och håller medarbetarna motiverade och produktiva.
• Balans mellan arbete och fritid : Erbjuder flexibilitet för egen tid, ärenden och sociala aktiviteter.
• Lägre kostnader för övertid : Minskar behovet av övertid, vilket minimerar arbetskostnaderna och utbrändheten hos medarbetarna.
• Anpassningsförmåga : Förbereder medarbetarna på att reagera snabbt på oväntade krav, vilket säkerställer en effektiv verksamhet.

Ett välplanerat roterande skiftsystem ökar produktiviteten, rättvisan och medarbetarnöjdheten, vilket bidrar till en motståndskraftig och framgångsrik arbetsstyrka.

Branscher som ofta använder roterande skift är t.ex:

• Hälso- och sjukvård : Sjukhus, kliniker och akutmottagningar som kräver bemanning dygnet runt.
• Tillverkning : Fabriker och produktionsanläggningar som behöver kontinuerlig drift.
• Räddningstjänst : Polis, brandkår och ambulanspersonal som arbetar i skift för tillgänglighet dygnet runt.
• Transportation : Flygbolag, sjöfart, järnvägar och kollektivtrafik är i drift dygnet runt.
• Gästfrihet : Hotell, restauranger och kundservicecenter.
• IT och datacenter : Teknikstöd och dataövervakning kräver att personalen alltid är tillgänglig.

Dessa branscher drar nytta av roterande skift genom att säkerställa kontinuerlig service, maximera effektiviteten och balansera de anställdas arbetsbelastning.

När du skapar skiftscheman är det viktigt att följa arbetslagstiftningen, inklusive bestämmelser om maximal arbetstid, viloperioder, övertidsersättning och anställdas rättigheter.

• Följa arbetsrättslig lagstiftning om arbetstid och viloperioder
• Ge tillräckliga raster för att förhindra trötthet
• Utbilda medarbetarna i hälsohantering under skiftarbete

Att följa juridiska riktlinjer skyddar inte bara företag från påföljder utan säkerställer också rättvis behandling och välbefinnande för de anställda.

Roterande skift förbättrar kontinuiteten i verksamheten men kräver noggrann planering för att balansera produktivitet och medarbetarnas välbefinnande. PlanningPME gör det enkelt att skapa och hantera alla typer av skiftmönster tack vare funktionen för återkommande händelser. Oavsett om du behöver roterande skift, fasta scheman eller komplex 24/7-täckning automatiserar programvaran återkommande skift för att spara tid och minska felen. Användare kan skapa mönster som veckovisa rotationer, alternerande skift eller anpassade cykler med bara några få klick. Denna flexibilitet säkerställer att scheman förblir tydliga, organiserade och i enlighet med arbetsrättsliga bestämmelser. Med PlanningPME kan företag effektivt hantera personalplanering och samtidigt säkerställa rättvisa och produktivitet.