Så här bokar du om ett möte, en tid, ett evenemang eller en annan uppgift

Vanliga orsaker är bland annat:

• Dubbelbokningar eller prioriterade ändringar
• Sjukdom, brådskande uppgifter eller nödsituationer
• Viktiga deltagare eller anställda inte tillgängliga

Ombokningar är inte ett misslyckande, det är en vanlig verklighet. Nyckeln är att hantera det på ett professionellt sätt.

Prova PlanningPME för att förbättra omplaneringen

Här följer exempel på de tre vanligaste typerna av omplanering som förekommer i olika branscher.

En tekniker som är inbokad för en installation på tisdag sjukanmäler sig

• Inverkan på organisationen : Uppgifter eller möten måste omfördelas eller skjutas upp
• Lösning : Omfördela installationsuppgiften till en annan tillgänglig tekniker med samma kompetens, eller skjut upp den till nästa tillgängliga datum. Meddela kunden om datumet för installationen ändras.

En kund vill flytta sitt möte från torsdag eftermiddag till fredag morgon.

• Inverkan på organisationen : Planerat arbete måste senareläggas eller justeras
• Lösning : Uppdatera schema och resurser; skicka en ny bekräftelse till kund och team. Föreslå ett annat datum om du inte har några lediga platser i schemat.

Det finns ett operativt eller tekniskt problem (fel på utrustning, leveransförsening, dåligt väder)

• Inverkan på organisationen : Uppgifterna kan inte påbörjas eller avslutas som planerat
• Lösning : Identifiera de uppgifter och resurser som påverkas och justera sedan tidsplanen genom att skjuta upp eller omfördela dem. Meddela de berörda kunderna eller teamen och prioritera att återuppta normal verksamhet när problemet är löst.

1. Kommunicera snabbt och tydligt : Skicka ett meddelande i god tid, helst 24 timmar i förväg om möjligt
2. Använd tydliga ämnesrader : Gör din e-postmall så tydlig som möjligt. Ämnet kan till exempel vara: "Omplanering: [Mötesnamn] den [Datum]"
3. Be om ursäkt kortfattat : Det räcker med att be om ursäkt för ändringen i sista minuten. Ge en kortfattad motivering i en mening.
4. Föreslå 2-3 tidsalternativ : För att öka möjligheterna att hitta en annan gemensam slot och minimera fram- och tillbakadragande, föreslå flera alternativ.
5. Be om bekräftelse : För att säkerställa att alla är överens och närvarande ber du alla deltagare att bekräfta.
6. Tacka mottagarna : När nästa slot har hittats, visa din uppskattning genom att tacka alla inblandade medlemmar.
7. Använd ett planeringsverktyg online : Spara tid och minska stressen med hjälp av ett schemaläggningsprogram som PlanningPME för att få en tydlig bild av medarbetarnas tillgänglighet och skicka automatiska anpassade e-postmeddelanden i relevanta skeden.

Här är några mallar som du kan använda för att hantera alla typer av händelser ombokning: möte, möte ...

Mall 1 : Allmän mall att anpassa

Ämne : Ombokning av vårt [Mötesnamn] den [Ursprungligt datum]

Kropp
Hej [Namn],

Jag är ledsen, men jag måste flytta vårt möte som ursprungligen var planerat till [datum] kl. [tid] på grund av [kortfattad anledning]. Skulle antingen [Datum alternativ 1] eller [Datum alternativ 2] fungera för dig?

Vänligen meddela mig vilken du föredrar eller dela med dig av din tillgänglighet. Tack för din flexibilitet!

Bäst,
[Ditt namn]

Mall 2 : En viktig deltagare är inte tillgänglig

Ämne : Vi måste flytta vårt [Mötesnamn] den [Ursprungligt datum] på grund av teamets tillgänglighet

Kropp
Hej [Namn],

[Namn] ber om ursäkt, men på grund av en ändring i sista minuten kommer han inte att kunna delta. Eftersom han är en nyckelperson för detta möte är det bättre att skjuta upp det.
Meddela mig gärna vilka datum som passar dig bäst i din agenda:
Alternativ 1 : [Datum och tid]
Alternativ 2 : [Datum och tid]
Alternativ 3 : [Datum och tid]

Tack för din förståelse.

Bästa hälsningar,
[Ditt namn]

Mall 3 : Bekräftelse via e-post

Ämne : [Mötesnamn] flyttas till [Nytt datum]

Kropp
Hej [namn],

Vänligen notera att datumet för [Mötesnamn] har ändrats till [Datum och tid].
Tack än en gång för er förståelse och flexibilitet.

Bästa hälsningar,
[Ditt namn]

Med en programvara för schemaläggning online som PlanningPME blir det enkelt att omplanera alla typer av evenemang tack vare användbara tidsbesparande funktioner.

1. Hantera dubbelbokningar : Var uppmärksam på alla dubbelbokningar tack vare varningar och ett tydligt och visuellt gränssnitt
2. Hitta vanliga slots i en överblick : Planeringsverktyget tar hänsyn till arbetstider, pågående uppgifter och medarbetares frånvaro och föreslår nästa tillgängliga tid för alla deltagare. Du kan också manuellt filtrera schemat efter tilldelade resurser för att visuellt identifiera alla lediga tider.
3. Dra och släpp för att omplanera : Flytta möten eller uppgifter med en snabb dra-och-släpp-funktion. Du behöver inte redigera varje händelse manuellt.
4. Enkel omfördelning av uppgifter : Om någon är ledig eller överbelastad kan du välja flera uppgifter och flytta dem till en annan teammedlem med bara några klick.
5. Hantera icke tilldelade uppgifter : Använd panelen "att planera" som en att-göra-lista för att lagra odelade uppgifter och tilldela sedan dessa uppgifter till resurser när deras tillgänglighet blir tydlig.
6. Skicka automatiska påminnelser under hela processen : När du ändrar status för en uppgift eller ombokar den skickas meddelanden automatiskt till de berörda personerna. Inga extra e-postmeddelanden behövs.
7. Dela schemat : Bjud enkelt in anställda eller kunder till schemat med specifik läs- eller skrivåtkomst.

Fördelar med att kombinera god e-postetikett (tydlig, snabb och artig kommunikation) med kraften i PlanningPME (funktioner för smart schemaläggning och automatiska aviseringar):

• Respektera dina medarbetares tid
• Minska den administrativa bördan
• Undvik dubbelbokningar och dålig kommunikation
• Håll alla informerade på ett enkelt sätt

Omplaneringar händer, men med rätt strategi behöver det inte vara en huvudvärk. Följ dessa riktlinjer och planera om möten som ett proffs, samtidigt som du håller dig organiserad och håller ditt team på rätt spår.