Rumsschemaläggning
Oavsett om du samordnar möten, evenemang eller kurser kan du enkelt hantera rumsbeläggning och hitta lediga utrymmen med hjälp av vår programvara för rumsplanering.
Att optimera planeringen av rumsbokningar är viktigt för att säkerställa en effektiv användning av mötesutrymmen inom ett företag. Ett välorganiserat beläggningsschema för mötesrum maximerar tillgängligheten och minimerar schemaläggningskonflikter. För att underlätta denna hantering är det viktigt att skapa ett delat mötesrumsschema som är tillgängligt för alla team i realtid. Detta förenklar hanteringen av rumsschemaläggning genom att göra det möjligt för anställda att enkelt planera möten, konferenser, workshops, klasser eller andra evenemang och se till att nödvändig utrustning finns tillgänglig, vilket förbättrar samarbete och produktivitet.
Viktiga funktioner för rumsschemaläggning
Filter
Mänskliga och / eller materiella resurser
E-mail och meddelanden
Hantera alla typer av rum och tillhörande material
Trött på din nuvarande kalkylblad som öppnar långsamt och kan inte öppnas av flera användare samtidigt? Prova vår visuella och användarvänliga rum schemaläggningsprogram .
Via ett enda gränssnitt, dela planeringsprogram med alla dina kollegor och ta reda på snabbt som bokat ett rum, för vilket ändamål och för vilken varaktighet.
Med ett delat schema kan du effektivt hantera rumstillgängligheten och organisera dina möten enligt ditt schema. Med PlanningPME:s onlinekalender kan du visualisera beläggningsgraden i realtid och kontrollera kapaciteten i varje konferensrum. Med bättre samordning kan du schemalägga städsessioner mellan bokningarna, vilket säkerställer en orörd miljö för varje evenemang. Detta underlättar organisationen och säkerställer att alla rum uppfyller behoven för dina möten, utbildningar och seminarier.
Hantera rumsbokningar på ett effektivt sätt
Trött på din nuvarande kalkylblad som öppnar långsamt och kan inte öppnas av flera användare samtidigt? Prova vår visuella och användarvänliga rum schemaläggningsprogram .
Via ett enda gränssnitt, dela planeringsprogram med alla dina kollegor och ta reda på snabbt som bokat ett rum, för vilket ändamål och för vilken varaktighet.
Kunder fallstudier - Omdömen
Vårt företag arbetar med vuxenutbildning och yrkesutbildning och vi hanterar 80 lärarkollegor och 15 klassrum med PlanningPME. Vi genomför också utbildningar på plats hos våra kunder och vi tycker att PlanningPME är ett bra sätt att hantera våra utbildningstillfällen. Efter flera månaders efterforskning valde vi PlanningPME eftersom det uppfyllde huvudparten av våra behov och vår begränsade budget. Vi är glada över att kunna vittna om hur perfekt den här programvaran matchar våra behov. Installationen var mycket enkel och programvaran uppfyllde våra förväntningar perfekt.
Läs vittnesmålet från vår kund Bâtiment 4
Föreningen Bâtiment IV använder PlanningPME för att hantera organisationen av kulturevenemang
Företagsöversikt
Bâtiment 4 är en kulturell plats, med ett trettiotal salar fördelade i en 3000 m2 byggnad med självbetjäning som kan bokas av föreningarnas permanenta medlemmar och även icke-permanenta medlemmar. Salarna kan bokas för en kortare tid men även för evenemang som kan pågå i några veckor Bâtiment 4 skapades i september 2020. Målgruppen är publiken i staden Esch sur Alzette, som kommer att bli europeisk kulturhuvudstad 2022.
Den riktar sig därför till alla luxemburgare såväl som till utlänningar som kommer att besöka denna nya europeiska huvudstad.
Våra schemaläggningsbehov
Vi har lokaler för teater, andra till dans och andra för seminarier, möten och utställningar. Målet var att kunna hantera tillgängligheten för lokalerna i ett planeringsverktyg som är tillgängligt för alla föreningar. Bâtiment IV är multikulturellt och multitasking. Vi har stora lokaler på 111 m2. Scener kommer att installeras i salarna som är tillägnade teatern. Viktig information: personer som tillhör olika föreningar kommer att kunna disponera dem gratis. Externa företag måste betala för bokningstjänsten.
Hantera reservationer av salar för alla typer av evenemang
Tre företag kontaktades initialt eftersom företaget var i början av sin verksamhet och letade efter det perfekta verktyget. För oss är PlanningPME en intuitiv planering som är enkel att använda och kan konsulteras av alla, även som enkel visualisering.
Den administrativa chefen och den konstnärliga handledaren ansvarar för att schemat används.
Föreningsansvariga å sin sida kan också komma åt planeringen och skapa reservationer för sina olika evenemang. Angående utrustningen hyr folk den externt. Bâtiment IV tillhandahåller stolar, en overheadprojektor i mötesrummet som också kommer att installeras i stora salar för konferenser.
FAQ
Här är de 5 stegen för att skapa ett rumsbokningsschema:
- Välj ett schemaläggningsverktyg online : Välj ett onlinebokningssystem eller programvara för rumshantering som gör det möjligt för användare att se tillgänglighet i realtid och enkelt göra bokningar.
- Spara rummen och deras särdrag : Dokumentera varje mötesrum med dess kapacitet, tillgänglig utrustning och andra relevanta detaljer.
- Definiera typer av bokningar : Upprätta bokningskategorier, t.ex. interna möten, utbildningssessioner eller presentationer, för att bättre organisera användningen av rummen.
- Skapa användare : Lägg till alla anställda i bokningssystemet och tilldela dem de rättigheter som krävs för att boka rum.
- Publicera schemat på en skärm : Visa mötesrummets schema på en skärm i ett gemensamt område för omedelbar synlighet.
Här är de 6 stegen för att göra ett rumsschema:
- Bedöm behoven : Identifiera perioder med hög efterfrågan och de specifika behoven för varje team eller användare för att optimera användningen av mötesrummet.
- Välj ett hanteringsverktyg : Använd ett bokningsverktyg som Excel, Google Kalender, Outlook eller en rumsbokningsapplikation.
- Definiera bokningsreglerna : Fastställ tydliga regler för bokning, t.ex. maximal möteslängd, användningsprioriteringar och perioder för förhandsmeddelande om bokningar för att säkerställa rättvis användning.
- Skapa tidsluckor : Definiera tillgängliga tidsluckor för bokning baserat på arbetstider och högsäsongsperioder, vilket säkerställer en balanserad fördelning av tillgänglighet.
- Informera om procedurerna : Informera alla användare om bokningsprocedurerna, inklusive hur man bokar, ändrar eller avbokar en reservation, för att säkerställa en gemensam förståelse och undvika konflikter.
- Övervaka och justera : Övervaka användningen av rummet och justera tidsluckorna eller bokningsförfarandena enligt användarnas behov och feedback för att upprätthålla en effektiv och lämplig hantering.
30-dagars gratis provperiod för att förbättra din schemahantering
Begär en demo Fri Demo
